Passo a passo para organizar uma festa

organização kids

Sempre adorei organizar festas. Dão muito trabalho, mas adoro ver o resultado final e a carinha de felicidade dos meus filhos nesse dia. Já perdi a conta às festas que organizei, sejam elas de crianças ou mesmo de adulto. Mas algo é certo, todas eles têm um factor em comúm: a organização! Sim, a organização.

Para que tudo corra bem tenho de me organizar, de fazer planos e tudo dentro dos timmings certos para que não falhe nada. Por isso, tenho uma checklist para organização de festas e hoje partilho o passo a passo consigo, para dar aquela ajuda Arrumadinha que tanto gosta!

São 11 passos, que no final acompanho com um Checklist perfeita para que possa ir riscando as tarefas que já fez.

O que precisa de ter em conta para organizar uma festa?

  1. Definir um orçamento. É fundamental ter uma ideia do que quer gastar com a festa. Defina um teto máximo e cumpra-o. É fácil deixar-se levar pelas ideias, pelas decorações, pelos animações… quem não quer fazer a melhor festa! Por experiência, é possível fazer coisas muito giras sem termos que pedir um empréstimo ao banco, veja estas 12 dicas de como poupar no orçamento de uma festa. Nos últimos anos consegui reduzir para metade o meu orçamento de festas, sem que para isso tenha abdicado das coisas giras.
  2. Escolher o dia. Assim que decidir que quer avançar com a festa, escolha o dia. Se for de aniversário, nem sempre dá para fazer a festa no próprio dia, o mais habitual é escolher o fim-de-semana a seguir. Não se esqueça de ter em conta feriados, fins-de-semana grandes, etc. Isto pode condicionar o nº de convidados presentes. Decidir a data é importante para organizar tudo o resto uma vez que o timeline é construído contando com esse dia como o deadline.
  3. Decidir o local da festa. Costumo fazer em casa, mas também já fiz fora de casa. Esta decisão depende do número de convidados, do tipo de festa, do seu orçamento e da sua vontade ou não, de ver a casa virada do avesso. Existem opções gratuitas para fazer fora de casa, como por exemplo, na praia ou num jardim, ou espaços em escolas ou associações que pode alugar por preços bastante em conta.
  4. Decidir o tema da festa. Tudo (decoração, animação, convites, etc) depende deste ponto. Já fiz festas de Piratas, de Star Wars, de Vingadores, de Michael Jackson, da Patrulha Pata. Não há limite para a nossa imaginação. Mesmo que seja uma festa de crescidos, atribuir um temática à festa é divertido e faz parte de envolver os convidados.
  5. Fazer a lista de convidados. A lista é muito importante para saber quem irá convidar e a confirmar as presenças. Normalmente divido por adultos e crianças, e para estas últimas, gosto sempre de apontar a idade. Estes pormenores são importantes na hora de confirmar com a animação. Com as confirmações finais,  fazem-se os últimos ajustes à quantidade de comida e bebida, à confirmação da animação, etc.
  6. Fazer e enviar convites. Se fizer a festa num local de festas, muitas vezes esses sítios já têm convites pro-forma. Mas, se quiser fazer um convite de raiz,  hoje em dia a internet é um mundo de possibilidades. Desde encontrar exemplos de convites para se inspirar, a fotos ou imagens que pode utilizar.  O PowerPoint ou o site da Canva são ferramentas muito úteis na hora de fazer os convites. Depois é só imprimir e cortar. Outra opção, tendo em conta as novas tecnologias, é enviar convites por e-mail ou whatsapp ou criar um evento no Facebook e gerir todos os convites a partir dali. Não é fantástico?
  7. Animação ou não, eis a questão. Se escolher fazer a festa em casa ou num espaço alugado, terá de decidir se quer ter animação. Este ponto depende muito da idade  e do número de crianças que vai ter. Se for um grupo jeitoso (mais de 10), eu sugiro ter algum tipo de animação ou animador/a para entreter os miúdos. Há variadíssimas opções de empresas na internet que oferecem animações isoladas (espetáculo de magia ou pinturas faciais) ou pacotes mais completos (decoração, animação e ate aluguer de materiais). Pode sempre optar por improvisar uma animação – caça ao tesouro ou gincanas são relativamente fáceis de preparar. Para festas de crescidos pode sempre improvisar um karaoke ou uns jogos de mesa ou ter um DJ a animar a festa.
  8. Decoração – A decoração da festa é um dos pontos mais importantes. É através da decoração que transportamos os nossos convidados para o universo do imaginário. Pode escolher comprar a decoração (existem lojas físicas e online com milhares de opções, mas prepare-se para ter que abrir os cordões ao bolso) ou pode fazer tudo. Claro que há coisas que não podemos fazer, como os balões, mas podemos encontrar muitas ideias na internet e imprimir, cortar e adaptar. Eu escolho sempre um misto, algumas coisas compro (em lojas de festas ou na loja do chinês) e outras faço eu (como as decorações das mesas e do espaço). Também aproveito algumas coisas de ano para ano. Para inspiração não passo sem ir ao Pinterest, onde encontro milhares de fotos de festas para me inspirar.
  9. Comida e Bolo – A parte da comida está muito ligada ao tipo de festa, ao número e idades dos convidados. Uma festa de jardim, no verão, terá certamente comida diferente de uma festa no inverno. O importante é saber vai tratar de tudo ou se vai preferir encomendar. Pode optar por um misto. Para as últimas festas, tenho encomendado salgados e brigadeiros. O resto fiz eu. Em locais de festas, esta parte da comida habitualmente está salvaguardada com um lanchinho para as crianças. Normalmente começo a pesquisar ideias um mês antes, e vou tomando nota das várias ideias para depois poder  orientar-me na hora de comprar as coisas.
  10. Fotografia – Se não poder ou quiser contratar um fotógrafo, haverá sempre um tio ou uma tia que não se importará de tirar fotos. Hoje em dia, com os telemóveis, não há razão para não haver fotos e vídeos do grande dia.
  11. Planear o dia – Para que tudo corra bem no dia, é essencial que faça uma lista das coisas que precisa tratar, assim como organizar os horários. É fácil, na confusão, esquecermo-nos de alguma coisa. Por exemplo, comprar comida e depois ficar esquecida no frigorífico (faço mesmo uma lista do que é para servir, para não me faltar nada). Ou não planear as horas, e ter coisas para fazer quando os convidados estão a chegar. Se há coisas para fazer no dia, como ir levantar o bolo ou alguma encomenda, peça a alguém para ir buscar ou então combine a entrega no local da festa.

Independentemente de tudo isto, o importante é que seja um momento especial para todos os convidados. A planificação e organização deste dia ajuda a orientar todo o processo para que, por um lado, trate de tudo com tempo e por outro, possa desfrutar do dia!

Comece a organizar tudo com tempo e divirta-se! Use a Checklist Organização de Festas para que não lhe escape nada.


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