Arquive a sua papelada com o método Vicky Silverthorn

Nada pior do que olhar para um canto da sua casa e ver uma pilha de papel amontoado. Pilhas de papel na mesa da entrada, no escritório, na bancada da cozinha. Contas para pagar, recados da escola, recibos/faturas de consultas, publicidade do correio, jornais e revistas. O pior é ganhar coragem para tratar do assunto e à medida que a pilha cresce, a coragem diminui. O resultado? Deixa passar datas importantes porque não encontrou o tal papel que procurava há semanas, deixa passar o prazo para pagar aquela fatura da água ou da luz, esquece-se que o seu filho tinha uma visita de estudo porque deixou o papel da escola debaixo de muitos outros papéis e no dia do passeio, não leva o almoço picnic?

Parece-lhe familiar?

Então precisa mesmo de ler as seguintes dicas para organizar a sua papelada.

Vamos começar pela parte boa, os benefícios de ter um arquivo organizado. De acordo com Vicky Silverthorn, existem 4:

Recuperar o controlo – não saber onde guarda determinado papel pode deixar-lho frustrado. Ao estar organizado, estará em controlo.
Ter mais energia mental – ficar preocupado com os papéis que não consegue encontrar pode ser desgastante, se tiver tudo organizado, vai sentir-se bem.
Poupar dinheiro – pagamentos atrasados podem ser um problema, ter a papelada organizada é o primeiro passo para que isto deixe de acontecer.
Gerir bem o tempo – perde menos tempo a guardar e procurar papéis.

Existem variadas formas de organizar a papelada, e é completamente natural que cada um tenha uma forma diferente de o fazer. Eu, por exemplo, organizo por pastas arquivadoras, divididas por temas, com separadores e micas. Se é a melhor, não sei. Para mim e a minha família serve. Ainda há pouco tempo fiz uma reorganização da papelada cá por casa. Estive a arquivar todos os papéis de IRS passados em pastas de plásticos, revi todas as pastas arquivadoras, deitei papéis que já não faziam sentido fora e reorganizei cada pasta com separadores novos.

Quando cheguei ao capítulo do Livro da Vicky (“Começar pela gaveta das meias”) dedicado à organização do escritórios e da papelada, pensei para mim, “o que posso aprender com a Vicky para melhorar o meu sistema atual?” E a resposta foi: muito. O método da Vicky é simples. Muito mais que o meu. O meu método, de acordo com a Vicky está cheio de obstáculos.

“Se tiver que analisar cada papel, encontrar o furador, furá-lo, tirar uma pasta da prateleira, folhear os separadores para ver onde o vamos guardar, arquivá-lo no sítio certo, arrumar a pasta e guardar o furador…”

A Vicky considera estas etapas de “obstáculos à execução do trabalho” e acredita que na nossa cabecinha isso nos deixe desanimados e com maior possibilidade de ir acumulando papel. Resultado: uma coisa que demoraria 2 minutos (com o sistema dela), demora agora meia hora e vamos deixando ficar.

Resumindo: o método da Vicky passa por ter um móvel de gavetas arquivador, onde coloca a papelada organizada por temas. A ideia é que faça uma primeira organização grande, separando os papéis por grandes temas e aproveitando para fazer uma limpeza aos documentos antigos. Deve organizar os papéis em pilhas e por categorias. A sugestão dela é fazê-lo numa superfície desimpedida, como por exemplo, o chão. No fim, é só colocar as pilhas no móvel, na respetiva gaveta. Pode juntar assuntos menores para aproveitar melhor o espaço. O que fôr papelada que precisa de ser guardada (ex. IRS) é guardada em caixas com o rótulo “arquivo”, e a mesma coisa para as garantias, instruções e manuais. Estas caixas podem ficar guardadas noutro sítio, como uma despensa por exemplo. Para além do armário, a Vicky sugere ter uma “pilha da ação”, isto significa colocar numa bandeja ou cesto, todos os documentos que requerem ação.

“Com um sistema tão simples de seguir, será capaz de ir desbastando a pilha da ação, aos poucos e muitas vezes, sem que isso se torne uma tarefa que invada o seu tempo livre”, diz Vicky.

O que é mais gostei deste método? Acabam-se os dossiers e os furadores. Gostei da pilha da “ação” – tenho algo parecido, mas gostei do nome.

O que eu menos gostei? Não sei se gosto muito de ter um móvel arquivador na minha sala e não sei se me ajeito sem os meus dossiers e separadores.

Com isto tudo, fiquei com a pulga atrás da orelha em relação ao meu método e estou com vontade de o melhorar aplicando o método da Vicky. Não sei se na totalidade ou adaptado.

Quais são os seus métodos para arrumar papelada? Partilhe comigo. Estou à procura de inspiração para dar uma volta à minha papelada!