Como organizo a minha secretária

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Desde que fizemos o nosso home office cá em casa que estou encantada de trabalhar a partir de casa. Ter um espaço específico para trabalhar é o primeiro passo para que tudo corra melhor. O segundo é ter este espaço organizado! Gostava de espreitar as gavetas da secretária de uma organizadora profissional? Então vamos a isso! Hoje vai ficar a saber como organizo a minha secretária.

Secretária organizada ajuda à produtividade

Vantagens de ter uma secretária organizada

Antes de lhe mostrar as minhas gavetas, gostaria de relembrar as vantagens de ter uma secretária organizada e algumas dicas rápidas. De todas as que podem existir, quero destacar 4 que para mim fazem mais sentido:

  • Não perde tempo à procura das coisas que precisa. Ter uma secretária organizada e um lugar definido para cada coisa é fundamental para mais facilmente encontrar o que procura, mas também para saber onde voltar a guardar quando termina. De acordo com a utilização que dá a esse objeto, defina um lugar para o guardar.
    • Tenha no tampo da mesa o essencial e o que usa mais, e use gavetas ou prateleiras para guardar os objetos que usa com menos frequência. E mesmo esses, podem ser organizados de maior a menor uso, usando as gavetas mais perto de si para colocar os objetos que usa mais.
    • Se o seu problema é o papel, use dossiers para arquivar documentos e separadores para os organizar. Use bandejas para guardar os papéis que precisam de ser tratado primeiro, e evite deixar tudo espalhado em cima da sua mesa.
  • Maior produtividade. Se perde menos tempo à procura de algo, seja o agrafador ou um papel, vai poder aproveitar melhor o seu tempo e ser mais produtivo. Por outro lado, ter um espaço organizado também contribui para que organize melhor as suas ideias, tenha mais foco no que está a fazer e promove uma estrutura na sua forma de trabalhar e como consequência, torna os seus dias mais produtivos.
  • Dá uma boa imagem da pessoa a quem pertence a secretária. No local de trabalho é mais evidente. Uma secretária desarrumada e cheia de papéis pode transparecer falta de controlo e desorganização. Em casa é a mesma coisa. Se está em tele-trabalho e tem muitas reuniões virtuais, ter a mesa desarrumada, com uma pilha de papéis ou mesmo o prato do almoço em cima da mesa, dá mau aspeto e projeta uma certa imagem de descuido de si. Se não quer mostrar a sua casa, não se esqueça de usar um fundo de ecrã nas suas reuniões virtuais.
  • Sente-se bem. Um lugar arrumado e organizado vai-lhe dar a sensação de paz e harmonia. Por outro lado, vai motivar a que trabalhe mais e melhor. Faça questão de deixar sempre a sua secretária arrumada no final de cada dia, para que possa começar o dia seguinte da melhor forma.

Como organizo a minha secretária

Vamos ao que interessa, certo?

No tampo da secretária tento ter o mínimo de coisas possíveis, só mesmo as que preciso de ter à mão para usar durante o dia. Por esse motivo, para além do computador, ecrã, rato e teclado, gosto de ter canetas e os meus cadernos por perto. Por isso optei por este organizador da Ikea.

Bancada de secretária organizada

As gavetas são essenciais para poder guardar e organizar todos os acessórios e produtos que não usando com tanta frequência preciso de ter por perto. Por isso, quando escolhemos os móveis para o nosso home office, um dos requisitos era ter muito espaço para organizar, como já tive oportunidade de contar neste post.

Como organizo as gavetas?

Na primeira gaveta tenho algum do material que uso para desenhar no meu Bullet Journal: as minhas canetas, clips, washi tapes e outro material de escritório menos usado.

Canetas organizadas na minha secretária

Na segunda gaveta guardo material informático e digital que uso com mais regularidade: o meu telemóvel do trabalho, carregador, fones, rato extra e a power bank.

Gaveta organizada com organizadores

Na terceira gaveta tenho o material que uso como organizadora profissional: os meus cadernos de apontamentos e de clientes, os meus cartões de visita e tudo o que uso nas visitas técnicas (fita métrica, estojo, prancheta). O resto do material está guardado na cave.

Material de escritório organizado

Na quarta gaveta guardo mais material para desenhar no meu Bullet Journal: stencils, autocolantes, canetas especiais, régua,etc.

Organizadores de gaveta

Na última gaveta, mais material informático e digital: a minha máquina fotográfica, o meu stick para telemóvel e os discos externos. Isto é usado com menos frequência e por isso está menos acessível.

Gaveta organizada

No móvel do meio, tenho papel para a impressora e os seus acessórios, como cartuchos ou papel fotográfico e dossiers de arquivo, incluindo os dossiers de clientes.

Organização de Papel e Impressora

Caixas organizadoras

Não sendo obrigatório usar caixas para organizar o conteúdo das gavetas, o certo é que dão uma grande ajuda para manter as coisas no lugar. Principalmente aqueles objetos mais pequenos como clips, agrafes, elásticos e todos os produtos soltos, que ainda podem ser muitos: agrafador, post-its, colas, tessouras, etc.

Nas gavetas usei as caixas transparentes da GreatPlastic para organizar o seu conteúdo. As caixas em acrílico antiderrapante permitem organizar os objetos sem saírem do sítio. E por serem transparentes, dão outra dimensão à gaveta.

Não ficaram o máximo?


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